Tipps zur Eventorganisation

Anlässlich des Tags des Kachelofens gibt es in dieser Ausgabe einige Tipps, wie ein Eventtag in ihrem Betrieb zum Erfolg wird.

Der Termin steht fest, nun geht es an die geeigneten Räumlichkeiten um Ihre Gäste zu empfangen und zu unterhalten. Haben Sie einen eigenen Schauraum – perfekt, falls nicht, gibt es Möglichkeiten ein Zelt auf dem Parkplatz aufzustellen oder die Veranstaltung mit einer Feuerstelle zum Wärmen einfach ins Freie zu verlegen. Falls nötig, holen Sie vorab die nötigen Genehmigungen ein (z.B. bei Nutzung öffentlicher Flächen oder falls laute Musik gespielt wird). Sorgen Sie für Sitzgelegenheiten, besonders schön ist auch ein gemütliches Platzerl am Feuer, um die Kunden gleich vom Produktnutzen einer eigenen Feuerstelle zu überzeugen.

Das Programm

Überlegen Sie sich einige Attraktionen, mit denen Sie Ihre Kunden begeistern können und legen Sie ein Programm mit Eckdaten fest. Möglichkeiten gibt es viele: Eröffnen Sie Ihren Tag ganz offiziell mit einer Rede, machen sie eine Produktvorführung, einen Fachvortrag oder eine gemeinsame Unternehmensführung, bei der sie Ihre Besucher hinter die Kulissen schauen lassen. Genuss und Kulinarik stehen bei den Besuchern oft im Vordergrund. Brot und Pizza backen, Schweinsbraten aus dem Kachelherd oder Weinverkostungen sind einfache Möglichkeiten für die Bewirtung.

Beim Unterhaltungsprogramm müssen Sie das Rad nicht neu erfinden, setzen Sie auf Kooperationen: Organisieren Sie mit dem benachbarten Modegeschäft eine Modenschau, vielleicht möchte ein befreundeter Schriftsteller sein neues Buch präsentieren oder eine lokale Musikgruppe ein paar neue Lieder. Vergessen Sie auch nicht auf die jüngsten Besucher – sie sind schließlich die kaufkräftigen Kunden von morgen. Eine Spiel- und Bastelecke (z.B. Malwettbewerb „Zeichne ein schönes Bild von einem Kachelofen“), Kinderschminken, Luftballons, kleine Preise usw. lassen Kinderaugen lachen. Viel Freude haben die Kleinen, wenn sie aktiv mitmachen dürfen, sei es beim Pizza backen oder beim Modellieren mit Ton. Als besonders effektiv kann es sich erweisen, einen Prominenten oder Politiker für Ihr Betriebsevent zu gewinnen. Je ausgefallener Ihre Programmpunkte sind, desto eher wird von der Presse im Vorfeld bzw. im Nachhinein darüber berichtet.

Werbung im Vorfeld

Kündigen Sie den Termin mehrmals auf Ihrer Website und Ihren Social Media Kanälen an. Nützen Sie mehrere Werbeformen zur Bewerbung des Aktionstages im Vorfeld: Vielleicht buchen Sie eine eigene Anzeige in der Lokalzeitung, hängen ein Transparent am Zaun Ihres Geschäfts auf oder verteilen Plakate an Betriebe in Ihrer Nähe. Je nachdem, welche personellen und finanziellen Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen, können sie auch günstige Flyer drucken und verteilen lassen. Radio- und TV-Werbung ist relativ teuer und daher für kleine Betriebe, die ein regionales Event veranstalten, oftmals aufwändig, teuer und daher ungeeignet.

Betreiben Sie auch aktive Pressearbeit, indem Sie die Terminankündigung an lokale Medien mit den wichtigsten Highlights versenden. Schicken Sie nicht wahllos die Informationen aus, sondern achten Sie auf die richtigen Ansprechpartner.

Die Einladungen

Die einfachste Methode: Sagen Sie es weiter – und zwar in Ihrem Freundes- und Bekanntenkreis. Gehen Sie Ihre Adressdatei durch und verschicken drei Wochen vorher eine Einladung mit den Programmpunkten per Post, per Email oder mit einem kostenlosen Newsletter-Tool (z.B. der kostenlosen, englischen Plattform www.mailchimp.com). Kurz vor dem großen Tag schicken Sie idealerweise noch ein Erinnerungsschreiben nach. Vergessen Sie auch nicht lokale Promis und Politiker, sowie die lokale Presse rechtzeitig einzuladen.

Der große Tag ist da!

Sorgen Sie für eine offizielle Eröffnung mit kleiner Begrüßungsrede und Musik. Begrüßen Sie Ihre Gäste, Journalisten und Promis. Beraten und unterhalten Sie Ihre Besucher. Sorgen Sie zwischendurch für Ordnung (Müll entsorgen, Geschirr bereitstellen und Buffet nachfüllen). Teilen Sie jemanden ein, der die Veranstaltung fotografiert (zur späteren Verwendung) und die Technik bei Vorführungen betreut. Sammeln Sie potentielle Kunden-Adressen. Bei größeren Programmpunkten: Achten Sie auf die Einhaltung des Zeitplans.

Nach dem Event ist vor dem Event!

Stellen Sie die Fotos auf Ihre eigene Website und Social Media Kanäle. Erstellen Sie einen kurzen Nachbericht zur Veranstaltung und veröffentlichen diesen auf Ihren Plattformen und senden den Bericht mit ordentlichem Bildmaterial an die Lokalmedien. Ein Text mit guten Bildern hat höhere Chancen veröffentlicht zu werden, als „nur“ ein reiner Text.

Viel Erfolg bei Ihren Events!

 

Autor: Mag. Verena Waltner

Kommunikation für Kachelofen & Co.